Organizar a un médico desorganizado
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Habilidades de asistencia a la oficina médica
Los consultorios y departamentos médicos que están organizados tienen más probabilidades de funcionar con eficacia que los que trabajan en entornos caóticos. Los médicos son personas increíblemente ocupadas y no tienen tiempo para realizar tareas administrativas que a menudo son críticas para el negocio. Ahí es donde los asistentes de oficina médica son indispensables. Con sus habilidades únicas pueden crear orden y organizar a un médico utilizando un sistema adecuado para organizar los registros médicos.
Para crear un consultorio médico organizado, el asistente de consultorio médico querrá establecer un sistema de archivo y utilizar registros sanitarios electrónicos para que los proveedores de atención médica tengan acceso a la información del paciente. Querrá establecer los procesos de facturación y codificación, para que el médico reciba el pago por los servicios prestados y el paciente sea facturado correctamente por los servicios sanitarios. El asistente del consultorio médico también querrá mantener organizados los registros y calendarios del personal para que se cumplan los requisitos de formación continua y no se solapen las reuniones. El consultorio médico querrá redactar un plan de emergencia por si ocurre un desastre. Por último, el asistente del consultorio médico tendrá que asegurarse de que el consultorio médico cumple con las directrices de la HIPAA para minimizar las ramificaciones legales de la violación de la privacidad del paciente.
Habilidades para el asistente de oficina médica
Establecer un sistema de archivo
Una de las tareas más importantes a la hora de organizar una consulta médica es establecer un sistema de archivo. El uso de sistemas de archivo alfanuméricos y tabulares puede permitir al personal médico encontrar los registros en papel cuando los necesite. Sin embargo, un sistema de archivo no es sólo para los registros en papel y las facturas, sino que también debe haber un archivo en línea para la correspondencia electrónica. El uso de la historia clínica electrónica permite que todos los proveedores de servicios médicos puedan acceder a todo el historial médico del paciente. Facilitar el acceso ayudará a cualquier persona a encontrar la información médica que necesita. El asistente del consultorio médico también tendrá que asegurarse de que existe un sistema de datos seguro y de que los expedientes de los pacientes están protegidos, ya que sólo debe acceder a ellos el personal que trabaja directamente con el paciente.
¿Qué es una historia clínica electrónica?
La historia clínica electrónica (HCE) es una recopilación sistematizada de la información sanitaria de un paciente almacenada electrónicamente. La historia clínica electrónica puede ser compartida por todos los proveedores de atención al paciente, incluidos los médicos, las consultas y los profesionales sanitarios. Los historiales médicos pueden compartirse en minutos y se puede administrar una mejor atención sanitaria al paciente con la ayuda de las historias clínicas electrónicas.
Algunos de los datos que se registran en las historias clínicas electrónicas son la información personal del paciente, sus constantes vitales, su historial médico, sus medicamentos, su estado de vacunación, los resultados de las pruebas de laboratorio y toda la información de facturación del seguro. Es importante que sólo el personal médico autorizado tenga acceso a las historias clínicas electrónicas y respete las directrices de la HIPAA.
Configurar los procesos de facturación y codificación
Los consultorios médicos deben asegurarse de tener un sistema de facturación y contabilidad sólido. Sin flujo de caja, los salarios del personal médico no se pagan y, en última instancia, el consultorio podría cerrar. Junto a este sistema se encuentra el proceso de codificación clínica, en el que es necesario registrar los diagnósticos y el tratamiento de la asistencia mediante códigos reconocidos internacionalmente. Los diferentes códigos reconocidos internacionalmente incluyen la Clasificación Internacional de Enfermedades versión 10 (CIE-10), la Terminología Procesal Actual (CPT) y el Sistema de Codificación de Procedimientos Sanitarios Comunes (HCPCS). Si este proceso se realiza de forma incorrecta, puede dar lugar a un pago insuficiente o excesivo y a diagnósticos incorrectos en las historias clínicas. Los auxiliares de oficina médica tienen formación para revisar los registros y asegurarse de que todo está correctamente codificado. Con estos procesos en la consulta médica, la facturación y la codificación son más eficientes. Los procesos adecuados también garantizan que el consultorio médico mantenga el flujo de caja del negocio bajo control.
Organizar los registros del personal
Los registros del personal son otra área que debe estar en orden. Los auxiliares de oficina médica pueden crear un sistema de archivo para los expedientes personales. En el mundo de la medicina se exigen evaluaciones, revalidación y renovación de algunas cualificaciones, y formación anual. Si no se cumplen, las consecuencias son graves. El personal médico puede necesitar una nueva formación o no se le permite realizar un procedimiento hasta que la documentación requerida del personal esté en orden. Al establecer recordatorios para el personal, el asistente de oficina médica puede ayudar a que la oficina médica se transforme en un sistema de archivos organizado y en el que las obligaciones de formación no caduquen.
Programar un calendario de oficina
Disponer de un único calendario de oficina permitirá al personal médico ver el tiempo de vacaciones, el tiempo de la clínica y las reuniones específicas. También servirá como sistema de reserva para la enseñanza, tareas administrativas específicas como la firma de facturas o documentos, y recordatorios cuando se acerquen las fechas de vencimiento. Una agenda o calendario de oficina evita la doble reserva de citas y mantiene la oficina médica organizada.
Tener un plan de emergencia
Todos los consultorios médicos deben tener un plan de emergencia para poder resistir en una situación adversa. El personal médico debe planificar para las condiciones meteorológicas adversas. Por ejemplo, la nieve o las inundaciones pueden impedir que el personal médico llegue al consultorio y hay que contar con planes alternativos, ya que los pacientes seguirán enfermando y lesionándose. Incluso puede ser más vital en una situación de emergencia tener un plan para gestionar múltiples pacientes a través de un proceso de triaje. Si el sistema informático ha sido destruido, ¿hay una copia de seguridad fuera de las instalaciones que proteja los datos? Desarrollar un plan para situaciones de emergencia permitirá al consultorio médico estar preparado si se produce una crisis. Es esencial asegurarse de que todos los médicos conocen y leen el plan.
Conocer y seguir las directrices de la HIPAA
El asistente de oficina médica deberá mantener la confidencialidad de toda la información del paciente, ya que un médico desorganizado puede revelar inadvertidamente información privada del paciente a personas que no están autorizadas a verla. Seguir las directrices de la HIPAA es importante no sólo para mantener la confidencialidad de la información de los pacientes, sino también para no sufrir ninguna consecuencia legal por el incumplimiento de la confidencialidad de los pacientes.
¿Qué es la HIPAA?
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) de 1996 se elaboró para ayudar a garantizar la confidencialidad de los historiales médicos en la era de la informática. La norma de privacidad de la HIPAA exige que los proveedores de servicios sanitarios, los planes de salud y los centros de intercambio de información sanitaria obtengan autorización antes de poder utilizar o divulgar información protegida de los pacientes. Esta regla de privacidad requiere que las entidades cubiertas proporcionen a los pacientes una notificación por escrito de sus prácticas de privacidad y de los derechos de privacidad del paciente. Todas las farmacias, planes de salud y otras entidades cubiertas deben obtener la autorización de un individuo antes de enviar materiales de marketing. Por último, los pacientes deben poder acceder a sus historiales médicos personales y poder solicitar cambios para corregir cualquier error.
Reflexiones finales
Los auxiliares de oficina médica desempeñan un papel fundamental en la organización de los médicos desorganizados y sus consultorios médicos. Desde la creación de un sistema de archivo hasta el desarrollo de un plan de emergencia y la puesta en orden de la codificación, un buen asistente de oficina médica puede crear orden a partir del caos.
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